Làm việc ở công ty có vốn nước ngoài hoặc có đối tác quốc tế, nhân viên văn phòng mới thường bất ngờ với lượng tài liệu tiếng Anh phải xử lý mỗi ngày: email nội bộ, báo cáo, quy trình làm việc, slide thuyết trình, hướng dẫn phần mềm. Không phải ai cũng có tiếng Anh tốt ngay từ đầu. Bài viết này chia sẻ những kỹ năng giúp bạn xử lý tài liệu tiếng Anh nhanh, chính xác và tự tin hơn trong những tháng đầu đi làm.
Phân loại tài liệu trước khi đọc
Không phải tài liệu nào cũng cần đọc kỹ từng chữ. Hãy chia tài liệu thành ba nhóm:
- Đọc lướt để nắm thông tin: bản tin nội bộ, email thông báo chung, tài liệu tham khảo.
- Đọc kỹ để làm theo: quy trình, hướng dẫn công việc, email giao việc từ cấp trên.
- Đọc thật kỹ và xác nhận lại: hợp đồng, chính sách nhân sự, tài liệu có số liệu tài chính.
Phân loại giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý, không mất cả buổi sáng cho một bản tin nhưng lại đọc qua loa một email giao việc quan trọng.
Dùng công cụ dịch thông minh
Với nhóm tài liệu đọc lướt, bạn có thể dán nhanh vào GG Dịch – Google Dịch trực tuyến để nắm nội dung chính trong vài giây. Với nhóm đọc kỹ, hãy đọc bản tiếng Anh trước, chỉ dịch những câu thật sự chưa hiểu. Cách này giúp bạn vừa làm việc nhanh, vừa học thêm từ vựng chuyên ngành mỗi ngày.
Một lưu ý quan trọng về bảo mật: không dán tài liệu mật, thông tin khách hàng, số liệu tài chính chưa công bố hay dữ liệu cá nhân vào các công cụ trực tuyến. Hãy hỏi bộ phận IT về quy định sử dụng công cụ dịch của công ty. Nhiều doanh nghiệp có quy định rất chặt về việc này.
Nắm vững tính năng để làm việc nhanh hơn
Công cụ dịch hiện nay có nhiều tính năng mà người dùng ít biết: dịch tài liệu nguyên file, dịch hình ảnh, dịch trang web, dịch hội thoại trực tiếp, lưu từ vựng hay dùng. Biết tận dụng đúng tính năng cho đúng việc có thể tiết kiệm cho bạn hàng giờ mỗi tuần.
Chuyên mục hướng dẫn dùng Google Dịch tổng hợp các bài hướng dẫn chi tiết từng tính năng bằng tiếng Việt. Nhân viên mới có thể dành một buổi cuối tuần đọc qua để biết công cụ làm được những gì.
Xây dựng bảng thuật ngữ cá nhân
Mỗi công ty, mỗi phòng ban có bộ thuật ngữ và từ viết tắt riêng. Ngay từ tuần đầu, hãy tạo một bảng tính đơn giản gồm ba cột: thuật ngữ tiếng Anh, nghĩa tiếng Việt, ví dụ trong ngữ cảnh công ty. Khi gặp từ mới trong email hay cuộc họp, ghi ngay vào bảng. Sau vài tháng, đây sẽ là tài liệu cực kỳ hữu ích, thậm chí bạn có thể chia sẻ cho nhân viên mới sau mình.
Đừng ngại hỏi đồng nghiệp về các từ viết tắt nội bộ. Máy dịch không thể biết “PO”, “SOW” hay “QBR” ở công ty bạn được dùng theo nghĩa nào.
Phản hồi email tiếng Anh
Khi trả lời email, hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, mỗi đoạn một ý. Mở đầu bằng câu trả lời trực tiếp cho câu hỏi, sau đó mới giải thích thêm nếu cần. Với email gửi cấp trên hoặc khách hàng, đọc lại ít nhất một lần trước khi gửi, kiểm tra tên người nhận, file đính kèm và các con số.
Kết luận
Tiếng Anh chưa giỏi không phải là trở ngại lớn nếu bạn có phương pháp xử lý tài liệu hợp lý. Phân loại tài liệu, dùng công cụ dịch đúng cách và đúng quy định bảo mật, nắm vững tính năng công cụ và xây bảng thuật ngữ riêng. Chỉ sau vài tháng, bạn sẽ xử lý tài liệu tiếng Anh nhanh hơn và được đánh giá cao hơn trong công việc.
CEO của Rồng bạch kim 247 với hơn 15 năm miệt mài nghiên cứu lô đề miền Bắc, thử nghiệm hàng nghìn đường cầu và trực tiếp “thực chiến” cùng anh em, anh Quyết đã xây dựng nên Rồng Bạch Kim 247 thành địa chỉ soi cầu uy tín bậc nhất Việt Nam. Đội ngũ mỗi ngày mang đến anh em những con số đẹp nhất, chuẩn xác nhất, cập nhật siêu nhanh và hoàn toàn miễn phí – giúp hàng triệu người chơi có thêm niềm tin để “về bờ” và thắng lớn.